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烟草商业企业车辆修理费管理的问题与对策研究

时间:2017-07-09来源:海达范文网

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烟草商业企业车辆修理费管理的问题与对策研究

  近年来,烟草行业在专卖制度的保护下一直平稳、迅速发展。然而由于卷烟的市场资源已被深度挖掘,要想继续实现销量的快速增长,推动销售结构的大幅提升较为困难。十八届三中全会以后,烟草行业为继续保持税利增长,提出提升规范管理、注重精益管理。精益管理的“精“指的是“少投入、少消耗资源、少花时间,尤其是要减少不可再生资源的投入和耗费。“益”就是多产出经济效益,实现企业升级的目标,更加精益求精。

  绍兴烟草坚持勤俭办企业的方针,狠抓降本增效,落实控制成本费用各项措施,重点加强工程投资、物资采购等方面管理,坚决克服成本费用开支的随意性。在降本增效的背景下,对管理费用和销售费用进行认真分析,分为可控费用和不可控费用,重点选取可控费用中的车辆修理费作为研究方向,深入分析近两年车辆修理费用基础数据,挖掘修理费可降空间。

  一、烟草商业企业车辆修理费管理存在的问题分析

  第一,招投标工作不尽完善。在整个烟草行业里,尽管招投标的重要性呼声比较高,但管理者对招投标的认识不足,评标人的专业有限,需求部门过度依赖招标代理机构而不对维修市场、自身车辆现状进行深入的调查,其编制的标书中对维修服务范围、维修价格结算、维修质量要求等关键要素描述不够清楚、报价清单维修项目不完整、报价要求笼统等问题,仅以报价清单上的价格高低作为评标的标准,忽视了实际维修项目远远超出招投标约定的项目,致使车辆修理费招投标浮于形式。此外,因车辆修理费的招标清单明细较多,招投标缺乏后续跟踪监督,致使维修价格与招投价格不一致,招标工作落实不是很到位。

  第二,价格把关不够严谨。通过对同种车型的材料费和工时费进行梳理,发现相同的维修项目材料费、工时费价格存在差异,从理论的角度,按照最低的价格进行测算,维修费存在降低的空间。且在实际调研中也发现,定点维修供应商利用送修驾驶员专业知识缺乏,难以准确诊断车况,对同一维修项目价格也缺少比较意识,修理材料、价格的确定较大程度依赖维修商家。

  第三,维修信息不够对称。通过抽样部分型号车辆修理数据进行分析,车辆维修存在返修率高、维修不彻底、服务不到位、不必要修理等现象。定点维修供应商利用维修产品多、更新快、市场价格信息采集繁琐等特点,虚增维修项目、变更维修名目、虚高维修单价,造成车辆维修垄断现象产生,供应商通过降低服务标准、服务质量、不严格履行优惠承诺等变相增加维修费用;此外,定点供应商数量少、服务期限长,且仅采取以定性指标为准的年度评价方式,从而缺乏对价格的动态管理。

  第四,基础管理不够扎实。车辆维修制定了相应的管理实施细则,建立了较为完善的车辆维修流程,登记一车一档的台账,但是分析调查中发现因未对具体维修材料、工时、价格、时间等作详细记录并统计分析,从而缺乏对维修项目价格的实时控制。虽然登记了车辆管理台账,但缺乏台账数据中修理材料费和工时费的分析以及与财务的对账,造成台账数据不够精准,无法充分发挥台账数据的效用。

  第五,监督管理不够有效。近几年来,烟草商业企业通过实行全面预算,已经建立了一个编制有依据、执行有控制、质量有考核的预算管理体系。车辆修理费预算从行政、专卖、配送环节的进行详细编制,但是因为车辆修理的特殊性,较难做到一车一预算,因此,在后续监督管理方面较为薄弱,预算执行的动态监管存在欠缺。同时虽然目前每月会在网上对各车维修总费用实行公示,但缺乏对各期数据对比、主要材料公示,因此无法实现真正意义上的民主监督。

  二、烟草商业企业加强车辆修理费管理的对策

  针对以上存在的问题,加强科学管理,融合车辆修理费市场环境、融入精益管理的理念,结合单位自身实际情况,从以下几方面,科学、高效、合理制定对策,实现合理降低维修成本的目标,具体如下:

  第一,突出源头控制,提升招标质量。车辆维修是一项综合性和专业性较强的工作,要结合不同的维修事项,融入精益管理理念,招标中要明确维修具体对象(型号)、范围、价格、质量等关键要素,要在综合分析各种车型往年维修价格、频次基础上,结合前期充分的市场调研,梳理形成内容详细、覆盖全面的报价清单,同时结合车况,向供应商提供更加详细的车辆型号清单及车辆识别代号、轮胎型号及品牌要求,确保供应商报价更加精准、对号入座,有效解决报价清单外维修项目多的问题,有效防止投标人抱着打擦边球的心态,采取招标笼统报价,结算随心所欲的现状。此外,实际维修过程中加强跟踪监督招投标落实情况,避免出现实际价格在招投标报价之外,真正落实“真招实招”。

  第二,突出数据监督,加强价格管理。一方面全面加强数据分析。注重分析不同车型的维修数据,掌握不同时期维修费用的变动趋势;做好同车型不同时期价格的比对,避免出现同一个故障,前后材料、工时费用出现较大价差;及时关注当地市场行情,实时关注维修费用发生异变的车辆,对价格明显高于市场价格的材料进行二次谈判修正,确保维修费用合理支出。另一方面建议全地区统一报价清单,尽可能缩小地区间价格的差异,使得项目维修合理合规,同时针对报价清单以外的维修项目,探索建立灵活有效的价格机制。

  第三,突出动态评价,完善供应商管理。要适度增加定点供应商数量,形成维修企业之间的有序竞争,要考虑维修厂商的服务能力、技术及优惠承诺、价格等综合因素建立信用评价机制,通过采购方、使用方和相关专家组成评价小组来定期考评,对考评不合格的予以取消定点资格,考评优秀的可考虑到期招标时加分,一方面打破定点供应商“终身制”,另一方面也通过激励促使其更好地服务于企业。

  第四,突出调查培训,加强日常管理。首先,做好车辆修理费用的基础数据统计台账并与财务对账,做到账账相符,真正让台账数据真实、严谨、快捷的为企业所用。其次,对单项修理金额较大的车辆,做好事前和事后的分析,事前了解市场行情,结合车辆自身问题,把好维修质量,压低维修价格,事后做好备案分析故障原因,做好车辆保养等工作,避免同类大故障的发生,间接降低车辆修理费。此外,驾驶员的业务技能也是左右维修费高低的重要因素,要加强驾驶员(送修人员)的业务培训,挑选驾龄较长以及对车辆维修有丰富经验的驾驶员,作为单位内部“技师”,对送修车辆进行送修前的故障诊断,做到较为准确的掌握车辆病因,避免维修商家占主导的被动局面。

  第五,突出部门联动,强化监管力度。采购部门要负责做好车辆维修档案,对车辆维修项目、价格等信息进行详细记录,并要求供应商按月提供产品价格变动表,保证实时掌握价格动态;财务利用提供的数据、报表对各车维修预算执行、增幅情况等进行分析总结;审计赢定期对配件价格、工时费用实际履约与中标情况进行比对,通过各方联动,实现对维修情况的实时监管,同时对各供应商投标承诺的优惠政策及配件、工时费用等情况要在网上公布,促使驾驶员送修结算时心中有数,也促进了社会监督的实效性。

  三、结语

  降本增效是企业永恒的主题,本文通过定性和定量分析方法,对烟草商业企业车辆修理费管理存在的问题进行分析,指出当前存在问题,如招投标工作浮于表面,缺失价格监督机制,基础管理工作不够完善等问题,同时针对这些问题,进行了分析梳理,并提出了针对性、可行性和可操作性的四大应对措施。目前,行业改革处于深水区,降本空间收窄,在十三五规划时期,只有继续抓住精实管理、创新创和这条主线,建立并不断完善各种管理制度,才能保证企业健康的、可持续发展的道路。

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