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论云存储环境下的人事档案管理

时间:2017-07-09来源:海达范文网

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  信息化时代的到来,使得大量信息产生,如何保存越发庞大的数据信息资源成为人们关注的焦点。基于此,云存储技术得到开发与利用,有效缓解了数据信息存储量过大的压力。云存储具有高速度、大容量、易搜索等特点,相较于传统存储方式而言,其设备数量更多,分布区域更广。这些设备由网络连接起来,并通过计算机技术实现协同式工作,实现了管理的一体化。同时,云存储突破了单机存储的容量、空间及地域限制,能使用户更加自由、便捷地获取数据资源,满足了用户的现实需求。本文探讨云存储在人事档案管理工作中的应用,对于提高人事档案管理工作之效率和水平皆具积极意义。

  一、云存储应用于人事档案管理的意义

  目前,我国人事档案存储工作仍以手工操作为主,需要消耗大量的时间及人力,且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差,难以满足信息快速调取的要求,也不能有效实现人事档案信息的开发利用,无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用,使得档案管理工作变得便捷、高效,能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务,大大提升了服务的质量和效率。此外,人事档案采用云存储的管理模式,不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生,还能减少档案管理人员的工作量,避免纸质档案遭受磨损与破坏,同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性,杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者,人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据,做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容,而云存储在档案管理工作中的有效应用,能使该项服务工作的质量得以提高,有利于人事档案的充分利用,更好地发挥人事档案管理的工作职能。

  二、云存储应用于人事档案管理存在的问题

  云存储虽然是一项先进的技术,具有广阔的应用前景,但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题,需要引起相关人员的重视,主要表现如下:

  1.信息安全问题。云存储以互联网为依托,受到互联网各方因素的制约,最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题,但网络攻击花样繁多、层出不穷,且电脑病毒不断更新、变化,严重威胁着网络安全,一旦网络安全出现问题,则会给人事档案管理工作带来麻烦,甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训,确保云存储信息的安全。

  2.访问限制问题。目前,人们对人事档案的重视程度越来越高,对其的利用开发也逐渐增加,这就使得个人档案信息被不断调阅与查询,难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限,增加了访问密码保障,但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系,如何有效防止越权访问、非法访问,实现用户检索活动的智能记录,还需要进一步完善相关技术。可见,云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利,也存在访问限制方面的问题,需不断探索,提升其效能。

  3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步,人事档案信息化程度也不断提升,档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题,面临着多种挑战,不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行,降低了服务效率,而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外,云存储属于共享平台,人事档案更新还涉及多个部门或机构,因而,单一方式难以保障档案的同步更新,这就需要改进云存储的应用系统,加强系统研究。

  三、基于云存储的人事档案管理策略分析

  1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理,提升其应用实效,就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制,对于规模较大的人事档案管理部门,可建立专属的“云档案”管理系统,而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系,实现资源的共享,降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范,以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此,既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用,又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法,以优化人事档案管理工作。此外,利用云存储实现资源共享,还应提升管理人员工作意识,以防重要信息被泄露,亦要便捷信息提取路径,实现管理的科学化、智能化。

  2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人事档案管理中的应用,还需要加大技术研究力度,不仅应加强云存储管理的理论研究,还需依据人事档案管理之特点,开发与之适宜的应用技术和服务方案,实现管理的优化。一方面,应健全云存储加密技术,对于数据传输的安全问题,可采取128位数据加密技术进行数据的加密,此外还应设置访问权限,强化网络安全管理;另一方面,应加大技术开发投入力度,完善云存储管理服务体系。为实现资源的快速搜索,对各服务接口可采取Web2.0技术,并使用SOAP协议,以实现各终端及操作系统的兼容。另外,还可参照国际元数据要素规范标准(ISO/IEC 11179)建立数字档案资源管理平台,实现资源的共享及访问管理,最大限度满足人事档案的查询、开发和利用。

  3.加强技术培训,提升管理人员综合素养。云存储既是一项应用技术,更是一种新式管理理念,这就需要相关工作人员不仅要掌握这一先进技术,学习相关知识,还需要更新管理理念,强化云存储管理之服务意识。一方面,相关部门领导需对人事档案管理人员加强技术培训,定期开展理论学习和实践学习,使之熟悉云存储相关理论知识,熟练掌握云存储有关的设备设施及软件的应用,研究云存储管理的最新动态,并从实际工作出发,探索人事档案管理与云存储之间的最佳契合点,实现管理和服务水平的有效提升;另一方面,应使人事档案管理工作人员更新观念,明确自身职责,转变服务理念,从传统的档案管理工作中走出来,适应“云档案”信息导航员角色的转变,以良好的服务满足用户对人事档案信息的个性化需求。

  综上所述,目前云存储技术应用于人事档案管理虽然还存在诸多的问题,需要加大技术研究,以加快完善,但云存储的应用毫无疑问也给相关档案管理工作带来了便利,不仅使人事档案管理工作更加高效化,还实现了档案资源的共享,促进了人事档案的开发与有效利用,促进了人力资源管理工作向好的方向发展。