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谈档案在银行管理中的作用

时间:2017-07-09来源:海达范文网

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  一、档案管理在银行工作中的现状

  在银行体系当中,档案管理体系较为繁琐复杂,涉及层次较广,并且存在很多的隐患。但是目前的档案管理工作仍然存在很多漏洞,管理制度仍然还在上升阶段,很多制度不够完善,未做出有效的工作成效。所以当下解决这些问题迫在眉睫,要对档案管理体制改革,最终形成三步方针,简单来说就是分为分布式保管朝集中管理的走向,进而提高档案电子化进程,同时促进档案多元化发展。

  二、档案管理工作在银行工作中的主要问题

  银行档案的保存与实际档案应用时间不符,仍有较大差距。在有关制度的规定下,相关部门检查银行开户,转入,挂失等业务,银行有关部门应该永久存留相关数据。但是实际上来讲,相关机构并没有对这些数据进行查证,银行单方面保存这些数据,没有长期保存的意义。挂失业务和补发凭条,从根本上来说只是一般的会计存留档,而且实际保存时间在十五年,和永久存留的规定不相符。在存款和开户工作中,对于这些工作的记录情况做好之后,应该跟随凭条,这一点也与永久存留的规定不相符。所以,为对这一情况进行改善,某些银行管理者制定了电子档案和纸质档案并行的工作方式,但是这样无疑增加了操作难度和保存难度。

  三、加强档案管理对提高银行管理的具体作用

  1.实现档案利用率的最大化

  总的来讲,档案工作管理完善与否全部在于管理阶层对档案工作的足够重视,以及档案管理相关人员的培养。把档案管理工作做好的根本原因是要将档案的利用率实现最大化,方便进行有关资料检索工作。

  2.有利于档案管理规范化,标准化

  在档案管理工作中,应该始终坚持以我为主的工作方案,其本质上就是对问题提出针对性思考,达到最终工作目的的措施。以我为主的档案记录原则,即存留档案应该以本人为基础进行工作的原则。这不单单是在长期的工作当中总结的经验教训,并且是当下为档案工作的实施,规范化管理的针对性原则。其本着坚持国家对相关档案管理条例的认定时,增强系统化工作,建立良好的档案书写制度模板,严格规范工作环节,为实现档案的规范化管理工作实施有序工作制度的方针。从目前工作现状来看,档案的缺失和重复是当前工作的一大重要难题。为解决好这个问题,要从三个角度出发:第一,掌握文件档案的有效期规定,对现阶段工作任务有一个明确的规划,把近期要存档的档案提前进行整理,没有做出要求的先押后处理。不然就会造成工作结构混乱。第二,掌握档案内容,做出正确分类。始终坚持以我为主的工作主题,区别不同档案,把类型相同档案进行分类处理,减少档案繁多带来的麻烦,提高档案利用率。第三,保证档案存留的完整。在档案的整理工作中,既要保证档案之间不会混乱,还要保证档案对完整性。尤其在存档工作之前,更是要做好检查工作,保证相同主题的文件分到同一个档案当中去,文件不会丢失,从而使得档案具有高度的还原度,查阅的时候能够对档案内容一目了然,在整理好档案的同时,提高了档案的利用率,给以后档案工作降低了难度。

  3.有利于银行的发展

  把银行规范化管理需要一个过渡阶段,无论是思想、方针政策等方面都必须要经过这个阶段,银行才能够实现规范化管理。档案管理是一个重要的岗位,相关部门应该引起足够的重视,提升相关人员的专业素质,掌握关键的工作步骤要点,真正把工作内容落实到下面。当下档案管理已经远远不能满足时代的需求,弊端也越来越严重,仍然需要从以下几个角度进行改革:

  (1)建立档案管理中心。档案管理中心有利于帮助银行做好档案管理工作,主要对档案的整体性综合分类处理进行安排,确保档案的完整有效,提高档案利用率。

  (2)管理者做出足够重视。当下管理者应该切实做好档案工作监督,加强档案编译整理工作,规范化管理。加强档案使用效率,准确落实档案工作的定位,提高创造力,结合时代特点进行改革,迎合当下时代发展规律进行档案电子化管理,抓住机会,发挥档案管理的作用。

  总的来说,为使银行档案管理工作进一步提高,需要结合当今时代特点,找到档案管理工作中面对的问题,认真分析,依据国家相关法律法规做出针对性方针,切实提高档案管理工作,掌握工作特点,落实档案管理制度,保持工作连续性,发挥记录功能,给银行工作提供适当材料帮助,为管理决策出具相关证据。