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应用文感谢信,慰问信,邀请信的ppt

时间:2016-02-02来源:海达范文网

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篇一:书信(申请书、感谢信、慰问信、邀请信、求职信)

教学目的:1、明确书信的涵义、特点和分类,掌握书信写法,能够写出合格的书信 。

2、申请书的定义及其格式,注意事项。

教学重点:1、书信的结构内容和写法

2、书信写作的注意事项

3、例文析评

教学难点:1、书信的大致分类;

2、书信的格式;

3、常见的书写问题。

时间安排:2课时

教学过程:

一、书信分为一般书信和专用书信两大类。格式:称谓、问候语、正文、结尾、署名、日期构成。

1、一般书信:多用于个人与个人之间,主要是家书类书信。

2、专用书信:用于某种特定场合,针对某种特定事物或特殊需要的具有专门用途的书信。 分 类:感谢信、慰问信、表扬信、邀请信、求职信、申请书、倡议书等。

二、申请书

(一)定义:申请书是个人或团体因某种需要而向上级有关部门、组织、领导、社会团体表达

愿望、提出请求的一种使用十分广泛的专用书信。

(二)类型:

1、加入组织的申请书,如入党入团入会申请书;

2、办理业务的申请书,如开业申请书。

(三)撰写:不管是加入组织的申请书,还是办理业务的申请书,内容都是由五部分组成:

1、标题:稿纸第二行中间,

(1)申请要求+“申请书”三字入题,即“事由+文种”。如:入团申请书、参军申请书;

(2)亦可直接写“申请书”三字。

2、称呼:标题下空一行顶格写受申请书的组织、机关、团体、单位的名称或有关负责人的姓名,后加冒号。

因为申请书是个人或集体向组织表达愿望、向机关单位提出请求时用的一种应用文,所以是有对象的,要有称呼一项。

3、正文:申请事项+申请理由+申请态度。

(1)具体写作内容如下表所示:

(2)各项写作要求:

① 申请事项:要明确,可开篇开门见山讲出来,不囊含糊其辞;

② 申请理由:要充分,具有说服力;

③ 申请态度:要诚恳,强调自身努力。

4、结语:“此致”、“敬礼”、“祝你:工作顺利”等。

5、署名和日期:姓名(或单位名称)在上,日期在下;姓名为真实姓名。

(四)、注意事项

1、要一事一书。

2、语言准确、朴实,简洁明了。

三、邀请信

(一)定义:邀请书、请柬,分别是单位、团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪信函或信柬。邀请书与请柬相似。

(二)特点:确指性,发送对象是特定的单位或个人。

礼仪性,邀请书和请柬包含表达尊重、联络情感的意味,具有礼仪性。

(三)分类:按用途分:有会议类邀请书、请柬。

有活动类邀请书、请柬,用于典礼仪式、活动宴请等。

(四)结构和写法:结构分横式、直式两种。

1、标题

居中标明“邀请书”或“请柬”字样。

有的邀请书采用公文式标题。

2、称谓

顶格写被邀请对象。 单位名称需用全称。

姓名后缀职务、职称或“先生”、“女士”、“小姐”。

3、正文

正文交代会议或活动的目的、内容、性质、时间、地点,

文末写“敬请光临”、“恭候光临”等礼貌用语。

4、落款

签署发文单位名称或个人姓名。标明年月日。

(五)注意事项

1.措词与邀请对方参与的活动风格要相适应。

一般来说,邀请书和请柬都要求文辞典雅得体。

宜用谦敬、期盼性语言,以表诚邀之心。

2、 请单位或个人的称谓、活动时间和地点不得有误。

(六)例文析评

【例文1】

请 柬

尊敬的××先生:

敝公司定于2005年6月30日至7月5日8:00—17:00在上海瑞金大厦3号楼展览大厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。

新大地公司

二○○五年五月二十五日

【提示】

这是一份邀请对方参加贸易洽谈会的请柬。时间、地点具体明确,内容简洁,语言谦恭得体。

[例文2]

( 封面 )

( 内页 )

[提示]

这份请柬,用语礼貌恭敬,分封面和内页,有一定的装帧性,符合请柬的写作要求。 [例文3]

二○○五年全国普通高校评卷教师

邀 请 书

××中学××老师:

经研究,决定邀请你参加今年全国普通高考语文科评卷工作。如果你不需要回避,无直系亲属参加今年普通高考,请于七月十一日到××师范大学阅卷场报到(请开具介绍信,并带工作证)。

此致

敬礼 !

全国普通高考××师大阅卷场办公室

二○○五年六月二十八日

[提示]

这份邀请信因是邀请评卷,因而措词带有体现工作性质的严肃和庄重,还具有类似于行政公文的指令性特征,可作为邀请信的特例。这说明:请柬和邀请书用语,也并不完全是礼貌、典雅、恭敬,而是得考虑邀请对方参与的工作或活动内容的性质,并与之相统一。

四、感谢信

(一)定义:感谢信是机关、团体、单位在获得有关方面和人员的关心、支持、帮助、慰问、馈赠后(帮助后),向对方表示感谢的信函。感谢信在公务活动及日常生活中使用较广泛。

(二)特点:1.确指性,感谢者是特定的单位或个人。

2.事实性,写感谢信原由为已成事实,时间、地点和事项真实。

3.感激性,包蕴对对方的感激之情。

(三)分类:(根据内容不同分)

1.普发性感谢信,即对与本单位有过交往的众多单位或大众表示谢意。

2.专指性感谢信,专为某事向某单位或个人表示感谢。

(四)结构和写法:

1、标题:一般有三种写法:

第一种即写文种“感谢信”;

第二种由受文单位+文种组成,如“致×××的感谢信”;

第三种由发文机关+受文单位+文种组成,如“××总公司致×××商场的感谢信”。

2、称谓

在标题下隔行顶格写所感谢的单位名称或个人姓名。个人姓名后可写“同志”、“先生”、“小姐”等相应的尊称。或者写其职务(职称)。

3、正文:一般写两个方面的内容:

(1)简述事迹,说明效果。应交待清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果,并扼要叙述在对方帮助下所产生的客观影响和社会效果。

(2)颂扬品德,表示决心。(对品德作评价和颂扬,表示感谢,表示向对方学习的态度和决心)既表感激之情,也谈今后如何用实际行动向对方学习。

正文是全文的主体,要善于组织材料,突出重点,写好主要事迹;要记叙详实,颂扬适度。其次表示向对方学习的态度和决心。如果感谢信是写给所感谢者的单位或新闻单位的,还可以写上建议对方单位给予表扬的建议。

4、敬语

按信函格式写上“致于最诚挚的敬礼” “此致”、“敬礼”等一类敬语。

5、落款

在正文右下方署上写感谢信的单位名称或个人姓名和时间。

(五)注意事项

1.叙事要简洁,内容要真实,有关人物、事件、时间、地点、原因等要交待清楚。

2.评价和颂扬对方良好的行为及品德,要有高度,又要适度。

3.情感要真挚。文字要精练。反对虚伪、应付、客套。

(六)例文析评

【例文1】

感 谢 信

××公司:

×月×日下午我公司业务员××和×××到时代广场购买物品,不慎丢失皮包一个,内有人民币5000余元、工作证一个及发票单据若干张。当我们发现后正在焦急寻找时,贵公司职工

篇二:第四节慰问信,祝贺信,邀请信

第四节 慰问信、祝贺信、邀请信

教学目的:通过学习本节内容,了解慰问信、祝贺信、邀请信三个文种的使用场

合、特点、写作要求,着重掌握其文体结构和内容结构,具备这三个

文种的撰写能力。

教学重点和难点:慰问信、祝贺信、邀请信内容结构的差别。

教学形式:教师讲授理论;学生实践写作;教师批改并及时反馈,不符合要求的

学生再进行写作,直到符合撰文要求。

教学课时:6课时

教学过程:

慰问信

一、慰问信的概念:

1、慰问信是组织、部分群众以及某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人,可以分作两类,一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的,一类是由于某种原因而遭到暂时困难和严重损失的。慰问信对前者表示慰问,鼓励他们戒骄戒躁,乘胜前进;对后者表示同情和安慰,鼓励他们加倍努力,战胜困难。

2、慰问信的写作时机

第一,当对方做出重大贡献的时候;

第二,当对方遇到灾害或不幸时;

第三,节日的时候。

二、慰问信的种类:

1、给遇到意外损失者写的慰问信。如某地区、某单位、某个人因天灾人祸而遭到挫折、损失等。

2、给作出巨大贡献的集体或个人写的慰问信。

3、节日慰问。如对节日期间坚持在岗位工作的职工、离休干部、荣誉军人等写慰问信。

三、慰问信的文体结构和内容结构:

1、标题:①文种;②发文者加收文者加文种

2、称谓:同祝贺信。

3、正文:主要包括:开头交待慰问的背景、缘由。主体部分根据慰问对象的不同有区别。如给灾区写慰问信,要写灾害发生后写信者的同情和采取的支援行动。如有捐赠的物品、资金要在则里写清楚。并赞扬对方的精神,并鼓励对方再接再厉,战胜困难。如给作出贡献的集体或个人写慰问信,要赞扬对方作出的接触贡献,并慰问对方工作中的辛劳。如果是节日慰问,要讲述对方的意义,并赞扬他们的辛勤劳动和无私奉献精神。然后可写一些表示决心的话。

4、结束语。写一些祝愿的话。

5、署名、日期。

四、写慰问信的要求:

1、要根据所慰问的不同对象,确定信的内容。对在四化建设中有贡献的集体和个人,应侧重于赞颂他们的巨大成绩;对遭到暂时困难的集体和个人,则应侧重于向他们表示关怀和支持。

2.字里行间要洋溢着同志间深厚感情,要充分体现组织的关心和温暖,使受慰问者在精神上得到安慰和鼓励,增强克服困难的勇气和继续前进的信心。慰问信的抒情性较强,语言亲切、生动。

五、本节内容小结:

帮助学生理解清楚写慰问信的场合,是学好本节内容的关键。

六、布置作业:

1、请你说明再什么情况下适合运用慰问信这个文种。

2、在“三八”国际妇女节即将到来之际,长明灯具厂为了向全公司200名女职工致以最真挚的节日祝福,公司决定写一封慰问信。请你来撰写这则慰问信。

祝贺信

一、祝贺信的类型:

1、工作方面的祝贺。如工作取得突出成绩,圆满完成了某项重大任务;重要工程的开工、竣工;科研项目的完成以及商场的开业等。

2、会议方面的祝贺。如重要会议的召开或胜利闭幕等。

3、节日的祝贺。侧重叙述节日的意义和如何以实际行动来祝贺这一节日。

4、日常生活中的祝贺。如贺婚、贺寿等。

二、祝贺信的文体结构内和容结构:

1、标题:有四种写法。

(1)文种:如“祝贺信”

(2)发信的主体加文种。如“国务院贺信”

(3)贺信的接受者加文种。“给中国女排的贺信”

(4)发信的主体加贺信的接受者加文种。“如胡锦涛致本报创刊五十周年的祝贺信”;“中华人民共和国教育部给全国教师的贺信“。

2、称谓:如写给接受贺信的单位,就写单位名称;如写给个人,就在个人姓名后加先生、女士等;如果是给会议发贺信,就写会议名称。

3、正文:

①开头用简练的语言写出祝贺的原因。常用“值此——之际,谨代表——向——表示热烈祝贺。”

②由于祝贺对象不同,主体内容与措辞也应有区别。如果是祝贺对方取得突出成绩,就要充分肯定和赞扬对方取得的成绩和意义;如果只祝贺会议的召开,就要侧重说明会议召开的重要意义和深远影响;如果是祝贺对方担任新职务,就要侧重祝贺对方荣升新职,并祝愿对方在新的岗位上取得成绩。

4、结束语。写一些祝愿鼓励等内容。

5、署名和时间。

三、祝贺信的写作要求:

1、感情真挚、热烈。

2、赞扬的语言要实事求是。

3、篇幅不长。

四、本节内容小结:

祝贺信的内容简单,而且程式性比较明显,因此,学生学习起来感到比较简单。

五、布置作业:

宁波市永达房地产公司在今年5月的招标竞争中,成功招标。作为永达房地产公司的上级——宁波市房产管理局,在此向宁波市永达房地产公司表示热烈的祝贺。请你为宁波市房地产公司写这则祝贺信。

邀请信

一、邀请信的概念:

邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中,这类书信使用广泛。

二、邀请信的分类:

邀请信(Letter Of Invitation)是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中,这类书信使用广泛。英文邀请信可分为两种。

(一)请柬(Invitation Card)

这是一种正规的邀请信。请柬的格式严谨而固定。一般适用于较庄重严肃的场合。

(二)一般的邀请信

一般邀请信通常适用于一些平常的事情的邀请,而且邀请人同被邀请人之间又很熟悉。一般邀请信具有简短、热情的特点

三、邀请信的文体结构和内容结构:

前边我们已经将书信的格式写法作了较详细的介绍,邀请信作为信的一种形式可参照一般书信的格式去写。这里就其内容和需注意的地方作一交待。

1、标题:邀请信

2、称谓:即被邀请人姓名

3、正文:

第一,说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。

第二,将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数,做些什么样的准备及所穿的服饰等。

第三,为了方便安排活动,如有必要,可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。

四、邀请信的写作要求

1、邀请人要用第二人称,邀请人参加活动的时间地点也要写得清楚明确。

2、希望被邀请人收到请柬后给予答复的;则须在请柬上注明“请答复”字样。有时为了方便联系,可留下自己的电话号码或地址。

3、对参加活动的人有什么具体要求可简单地在请柬上注明,比如对服装的要求,要求穿礼服时,须在请柬的右下角注明(服装:正式服装Dress:Formal);较随意时可用:(服装:随意Dress:Informal)。

五、本节内容小结:

讲清邀请信和请柬之间的区别和联系对于学生学好本节内容是非常重要的。

六、布置作业:

Dear Sirs,

Our new-factory will be commencing production on January 1 and we should like to invite you and your wife to be present at a celebration to mark the occasion.

As you will appreciate,this is an important milestone for this organization,and is the result of continued demand for our products,both at home and overseas.We are inviting all those individuals and firms that have contributed to our success,and trust that you will pay us the compliments of accepting.

A luncheon will be arranged at the Xiang Yang Hotel,followed by the opening ceremony and a tour of the factory.In the evening there will be a banquet.Please confirm that you will be able to attend by advising us of you arrival timewe can arrange for you to be met.All arrangements for your stay overnight on the 10th will,of course,be made by us at our expense.

Yours faithfully,

中文对照

敬启者:

本公司新建工厂预定于元月1日开始投产,特邀请阁下夫妇届时亲临指导。 新工厂的投产对本公司来说,是一个极重要的里程。这也是海内外对本公司产品持续需求的结果。应邀人员及公司都对本公司的成功作出了很大贡献。相信阁下会赏光的。

在向阳饭店举行午宴,随后是开幕式和参观工厂,晚间举行酒宴,届时阁下能否参加,敬请来函确认并告知抵达时间,以便为阁下安排会晤。阁下在10日晚上停留一夜的安排费用均由我方支付。

×××敬上

请你仿照上面这则范文,撰写一则邀请信,内容自定。

篇三:感谢信慰问信的写作

感谢信是为了答谢对方的邀请、问候、关心、帮助和支持而写的公关礼仪书信。感谢信是对于支援、帮助、关心过自己的党政机关、企事业单位、社会团体或个人表示感谢的专用书信。 感谢信依据不同的内容可以有不同的分法。

(一)从感谢对象的特点来分

1.给集体的感谢信

这类感谢信,一般是个人由于在困难时,受到了集体的帮助,使自己度过了难关,走出了困 境,所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。

2.给个人的感谢信

这类感谢信,可以是个人也可以是单位集体为了表达某个人曾给予的帮助、照顾而写的。

(二)从感谢信的存在形式上来分

1.公开张贴的感谢信

这种感谢信包括登报、电台广播,或电视台播报的感谢信等,总之是一种公开的感谢信。

2.寄往单位或个人的感谢信

这种感谢信直接寄给单位和个人。

以上无论怎么分类,都不会影响感谢信的写法。

感谢信通常有标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

(一)标题

感谢信的标题写法通常有以下几种形式。

?单独由文种名称组成。如《感谢信》。

?由感谢对象和文种名称共同组成。如《致某某剧院的感谢信》。 ?由感谢双方和文种名称组成。如《××街道致××剧院的感谢信》。

(二)称呼

写在开头顶格处,要求写明被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名,然后加上冒号。

(三)正文

感谢信的正文从称呼下移一行空两格开始写,要求写上感谢的内容和感谢的心情。应分段写 出以下几个方面:

1.感谢的事由

精炼地叙述事情的前因后果,叙述对方的好品德,好作风。叙述时务必交待清楚人物、事件 、时间、地点、原因和结果,尤其重点叙述关键时刻对方的关心和支持。

2.揭示意义

在叙事的基础上指出对方的关心支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神 ,同时表示向对方学习的态度和决心。

(四)结尾

结尾要写上敬意的话、感谢的话。如“此致,敬礼”、“致以诚挚的敬意”等。

(五)落款

感谢信的落款署上发文单位名称或发文者的姓名,并且署上成文日期。

感谢信的正文务必写清得到了哪些帮助,这些帮助又产生了哪些效果。

?叙述事件时,要准确无误地叙述时间、地点,发生事件的其它详细情况。有时别人在做好事帮助他人时,可能自己并不在意,所以详细的叙述就尤其显得必要。

?感谢信以感谢为主。所以感谢应真诚、朴素,表达谢意时要符合实际,说到做到。同时感谢时要照顾到感谢对象的一些诸如身份、年龄、性别、学历修养等情况,以使自己的感谢可以恰到好处,切实可行。

?感谢信在语言上的要求是精炼、简洁,遣词造句要把握好一个度,不可过分雕饰、华丽多彩,否则会给人一种不实虚伪之感。在篇幅上切记不可太长。所谓话不在多,点到为止。这样的话也许更有余味,更能表达出自己的感谢之情。

感 谢 信

××公安派出所:

我母亲××多岁,今年×月××日从××老家送我的小儿子到××××,在××倒车时,她去厕所迷了路,找不到孙子了。贵所所长刘××同志了解这情况后,立即发动所有同志去找,据我母亲说,你们找了一个来小时,在离火车开车前几分钟终于找到了我的小儿子,并将他们祖孙二人送上火车。我母亲要给大家

买汽水,也被你们谢绝了。你们这种精神真值得我学习。在此,我代表我全家向贵所及全体同志表示衷心的感谢!

我是一名售货员,我一定要像你们那样兢兢业业,热情周到地做好我的服务工作。

此致

敬礼

××市××商店 售货员×××

19××年×月×日

一、概念

感谢信是一种礼仪文书,用于商务活动中的许多非协议的合同中,一方受惠于另一方,应及时地表达谢忱,使对方在付出劳动后得到心理上的收益,它是一种不可少的公关手段。

二、格式

感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短,中文200字左右即可;对收信人为自己做的好事了然于胸,不要忘了什么;把对方给你带来的好处都写清楚,不要含糊其词;表示感谢的话要合乎商家往来的习惯,语气不应过于卑屈。谢意之外,如果允许别人什么应切实可行,能说到做到。

范文

感谢信

××××电缆有限公司于××年×月×日在南京举行隆重开业典礼,此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导,世界各地的贵宾,国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典,寄予我公司极大的希望,谨此一并致谢,并愿一知既往与各方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。

××××电缆有限公司

董事长:×××

总经理:×××

××年×月×日

感谢信

6月3日午间,我的手袋在办公室不幸被盗,内有价值约两千元的现金和物件,另有本人身份证、驾驶证、珍藏照片等重要物件。这次被盗给我造成了经济上的损失,也给我的工作和生活增加了很多麻烦,造成极大的不便。

6月7日,××物业保洁部的××同志,在清洁工作过程中发现了由小偷丢弃的装有本人遗失物件的钱包。××同志立即将钱包交给了大厦保卫部,保卫部在第一时间通知了本人,并将上述物品如数归还给我。

××同志拾遗不昧的精神,与小偷光天化日潜入办公室偷盗的行为,形成了人格上的鲜明对比。他是一位朴实厚道的清洁工,一位平凡的劳动者,却有着不平凡的人格,在这里,我

要向××同志致以真诚的感谢和崇高的敬意!

我也要感谢物业保卫部的同志,在案发第一时间,协助我们调查和报案。又在发现失物的第一时间,使所有的东西物归原主。虽然有损失,但有了各位的帮助,已将我的损失降到最小。

为此,我要再次感谢××同志,及保卫部的同志们!

同时,也祈愿大厦的安全保卫工作越做越好,不要再有类似的事情发生!

失主:×××

××××年××月×日 感谢信的写作技巧与格式

2009-03-03 14:48 来源:网络 作者:贾平东 [打印] [评论] 感谢信是为表示感谢而写的一种专用书信。受信者和写信者均可是个人或单位。感谢信可以直接寄送给对方单位或个人,也可公开张贴或送报社、电台。

感谢信格式:①标题: 空一行正中写“感谢信”三字;②顶格写被感谢的单位名称或个人姓名、称呼,后加冒号; ③正文:写感谢的内容,叙述先进事迹,赞扬好的品德作风以及产生的效果;④结尾:写表 示感谢、敬意的话;⑤署名:写单位名称或个人姓名、日期。感谢信要求把被感谢对象的人 物、事件准确精当地叙述出来,评价要恰当,文字要精炼,感情要真诚、朴素。

?

〔例文〕

××农科所:?

篇四:应用文基本格式

应用文写作

I.信函与备忘录

英文书信主要分为个人书信(Personal Letters)和事务书信(Business Letters)两种。其中事务信包括推荐信(Letter of Recommendation),申请信(Letter of Application),请求信(Letter of Request),订购信 (the Order Letter)。此外,还包括便条、信函、工作备忘录、通知等。

1.书信写作要求和注意事项

1)表达内容准确,主题鲜明突出;

2)书信格式和框架正确;

3)注意礼貌,语言婉转、得体、客气;

4)注意选择恰当的语域,根据信件性质、收信人的文化背景、性别、年龄等确定书信属于正式或非正式类别;

5)需要掌握一些固定套语或表达方式、相关的词汇和句式结构。

2.信函种类

1)私人信函:亲友之间的通信

2)事务信函:单位或个人之间业务或事务方面的往来

3)社交短笺:邀请信、道歉信、祝贺信、感谢信、慰问信、请柬等

3.书信的格式化程序

一封信通常有6个部分组成。

a) 信头

b) 信内地址

c) 称呼

d) 正文

e) 结尾客套

f) 签名

a) 信头 (Heading)

包括发信人的地址(门牌号、街道、城市、省、邮政编码、国家,如写信人和收信人都在同一国家内,国名可省)日期。

将发信人的地址打在信笺的右上角,第一个字母不可越过中线。

Miss Doggy Zhang

Class 3, Grade 04

SCNU

Guangzhou,Guangdong

PR China

133 Shipai St.

Wushan Road, GZ

510640,GD

日期打在信头下方两行的右角处。它的次序是“日、月、年”或 “月、日、年”。表示“日”的数字或用基数词或用序数词表示。

如: 1st December, 2002

或: 1 December, 2002

February 15th, 2002

或: February 15, 2002

在国外的有些信件中,“年、月、日”全部用数字表示。

如: 9/2/2002

由于美英两国表达日期的习惯不同,所以以上日期可以理解为2002年 2月9日(英国)或2002年9月2日(美国)。所以, 为了避免弄错日期,月份最好用英文表示,而且是全部英文字母,不要用缩写。

eg:

122 Third Avenue

New York, N.Y.,10017

USA

January 16, 2005

126, Wushan Road

Guangzhou, Guangdong,560631

PR. China

February 8, 2004

第一行为门牌号码和街名,第二行地名(包括镇/城市名,州/省名,邮编号码),第三行国名,第四行日期。

b) 信内地址 (Inside Address)

信内地址打在日期下方两行处,紧靠左边。它是收信人的全名(包括收信人的称呼或职

务)和完整地址(私人信件一般省略不用)。常用称呼有:Mr., Mrs.,

Ms, Miss, Dr.,etc.

如果不知道收信人是谁,就直接写给某个机构,如:Harper & Grant Ltd. 或写给某个部门的负责人,如: the Sales Manager, the Director, etc.

如果个人之间关系比较密切,收信人的姓名和地址可以省略。例如:

School of Foreign Studies

South China Normal University

Guangzhou

January 15, 2006

Professor Hu Wenzhong

1st English Dept

Beijing Foreign Studies University

PO Box 8110

Beijing 100081

8 Buttermere Court

Keswick Road

Lancaster La 1.3NF

11 February 2005

Mr. Janes Whitge

No. 21 Victoria Street

London, E.C.7, England

c) 称呼 (Salutation)

称呼打在信头下方的两行处,紧靠左边边缘线打。称呼是一种礼貌,用于正文开头前。称呼是写信人对收信人的称谓。不管写信给熟悉的人或不熟悉的人,人名前都可以加上Dear。

例如:Dear Tom, Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Green, Dear Sir, etc.

如果收信人是两位先生,在名字前用Messrs., 如:Dear Messrs White and Black

如果是两位小姐,则用 Dear Misses White and Black

还可根据身份在收信人的姓之前加上学位或头衔等,如:

Dear Prof. Smith, Dear Dean Smith, etc.

(常用头衔:Pres. 会长/校长, Rev. 神父/教父,Mayor 市长, Senator参议员, Judge法官, Ambassador大使, Your Excellency阁下etc.)

如果实在不知道对方的头衔或不知道怎么称呼为妥,就直接说: Sir 或Dear Sir 就可以了。 称呼后可用逗号(英国式)或冒号(美国式)。

d) 正文 (Body)

社交书信分为正式和非正式两种。正式的书信通常用于邀请、祝贺、道歉、感谢、启示、答复等。信件内容应该

a) 全部写在一张纸上

b) 要按照惯例的格式去写。

c) 用第三人称的口气

d) 日期和钟点不可缩写

e) 信尾下面应有足够的地方用于签名。

eg:

Mr. and Mrs. Liu Bing

regret that we are unable to accept

Mr. and Mrs. Zhang’s

kind invitation for the theatre

on Thurs., Aug. the fourth

as we have a previous engagement.

Mr. and Mrs. Liu Bing

regret that they are unable to accept

Mr. and Mrs. Zhang’s

kind invitation for the theatre

on Thursday, August the fourth

as they have a previous engagement.

书信内容一般在称呼下面的一行开始写,每段的第一个词要缩进5格。书信要有开头语部分,开头语即写信的目的;然后是正文部分,给出一些细节或充分的理由。在表达上要情合理。然后是结束语,提出对收信人的要求、希望、建议等,这部分要简单明了。

e) 结尾客套语 (Complimentary Close)

这是用于信函结束的一种客套,在信最后一行下方二、?三行正中或略右处打起,也有从左边打起的。常见的有:

Yours faithfully,

Yours sincerely,

Yours truly,

Yours respectfully,

Faithfully yours,

Sincerely yours,

Truly yours,

Respectfully yours,等。

结束礼词第一个词的首字母要大写,最后用逗号。

f)签名 (Signature)

签名是在结尾客套语才下面,偏右。

多用手签(如果签名者是女性,最好在打字的名字前加上 Mrs., Miss或Ms.,而男性不用注明 Mr.), 然后再在下方用打字机打出名字。也可在名字的下一行署上自己的头衔。如:

Yours truly,

(签名)

Huang Zhiping

Sales Manager

篇五:信函礼仪信函

信函礼仪信函,是书信的正式称呼。在人际交往中,信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于广大基层公务员而言,信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。因此,每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。

尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种,但由于适用范围和使用目的大相径庭,两者在书写和办理上存在很多不同之处。本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述,并举例说明特殊公务信函的书写方法。

一、内容与格式

信函的最大功效和目的在于传递信息,因此其内容必须完整无缺,其表述必须准确清楚,如果信函的内容不够完整,表述不够规范,甚至词不达意,就难以准确有效地传递信息,进而延误公务的开展,而且耗费读信者不必要的时间和精力。

而要使信函的内容完整无缺,表述准确清楚,关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架,贯穿信函始末,支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式,信函就像是散了架的机器,没有任何功效和意义。

公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言,可分为笺文格式和封文格式两方面。

(一)笺文格式

笺文,即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

1.抬头。它是对收件人的称呼,于信笺首行顶格书写,并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时,通常适用的称呼有如下几类:一是以姓氏加上称谓词作称呼,例如“黄先生”、“耿同志”等,这类称呼显得较为自然;二是以姓氏加上职衔作为称呼,例如“赵科长”、“林主任”等,这类称呼多用于关系一般的交往双方之间;三是以字号相称,文人雅士多有字号,平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。

称呼之前,可加一些适当的形容词,如“尊敬的”、“敬爱的”等;称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”,对平辈应用“惠鉴”,对晚辈应用“青鉴”,对女性应用“涉鉴”,等等。

2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄,也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写,一般应单独成段。

公务信函的启词应力求篇幅简短,不可过于啰嗦。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句,而不必单独成段。

3.正文。正文是书信的主体部分,是写信者叙述的正事所在。为方便阅读,正文可酌情分段,每段句首空两格,转行后顶格书写。

正文虽是公务信函的“主心骨”,但亦应力求简明扼要,以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长,甚至词不达意、文不对题。

正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求;语言的优雅则不仅体现着一个人的修养,而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥,不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损,而且还会被怀疑不尊重对方。

4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语,即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语,以示谦恭,如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语,即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌,具体对象具体对待。

祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多,可单独成行,空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写,其法有二:一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行,前空四格,而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写;二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后,不另行书写,则

将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。

5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意,则应另起一行书写,或直接写于署名之后。

一般而言,日期应具体到年月日,有时可只写月日。日期可写于署名之后,只空一格;亦可另起一行,写于署名的正下方。

6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出,或不写引出词,而以“又及”、“再及”一类词结束。

附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写,且不必分段。附言力求简洁,无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言,令人眼花缭乱而不知所云。

(二)封文格式

封文,即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函,其封文有着不同的具体格式内容。

1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上,应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方,应写清寄信者的地址、姓名(有时可只写姓氏)以及邮编。

2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上,收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方;寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大,与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。

3.托带信函。在托人带交的信封上,内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址,可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名,不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外,还有许多普遍的规范和要求,基层公务员应当严格遵守。

一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜;横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函,当使用素色信封。

二是封文字体。封文字体的书写,可用钢笔、圆珠笔、毛笔等,但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳,忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信,应以端正的字体书写,以表尊敬。

三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用,因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的,但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼,如“姥爷”、“四叔”等。

四是邮编邮票。为便于邮局作业,寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整,一字一格。

直式信封的邮票应粘于信封的左上角,横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正,给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时,需加贴标签。标签应粘贴端正。

二、回复与管理

对于公务信函的发送者而言,重要的是信函的撰写;而对于公务信函的接收者而言,重要的则在于信函的回复和管理。

(一)回复信函

使用公务信函必然是有事要谈,有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中,是发信者最牵挂的事。因此,基层公务员在收到公务信函后,务必要以适当的方式予

以及时回复,以示对对方的尊重。

1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复,切不可拖拖拉拉、懒散对待,甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现,导致发信者忧心忡忡,公务也不能及时办理。

2.回复方式。公务信函的回复应遵循“照旧”原则,即以函复函。如果因故改变回复方式,应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情,可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到,然后再及时复函。

复函时除对对方的提议、要求作详实答复外,还应告之所收到的是何时所发的信函,我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁,更有必要这么做。如告诉对方:“您于3月6日发出的信函,我在11日收到了。”

3.解释延误。基层公务员在收到公函后,如果当时确实无法及时回复,则必须先电告对方,并致以歉意,向对方解释原因,然后再抽时间予以回复。

如果在回函时遇到困难,例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围,切不可不予理睬、束之高阁,甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。即使帮不了忙,也应尽早答复,并致以歉意。要表现出坦诚的态度,以便早让对方另做安排。

(二)妥善管理

每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料,即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此,基层公务员必须加强对公函的管理。

1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理,妥善保存于安全之处。按照常规,未经允许或批准,基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函,更应严格管理,不得随意进行口头扩散或书面引用。

2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函,基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定,销毁信函应经过鉴别和主管领导批准,并应登记在册。销毁时应有专人在场监督,保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底,不遗漏。

切勿将信函随便当作垃圾扔掉,或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用,如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。

三、特殊的公函

除了上述一般的公务信函之外,基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函,例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求,基层公务员应当予以严格遵守。

(一)祝贺函

祝贺函简称贺信,即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。

1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。 祝贺信函的正文由三部分构成:一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺,写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容,即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求;写给会议的,则可用“祝大会圆满成功”等话语。

2.注意事项。祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感,并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分,不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要及时,要赶在有关活动的前边。

(二)慰问函

慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时,或在对方遇到困难、遭到不幸时,均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。

1.格式要求。慰问函的构成同祝贺信基本相同,在格式上也很相似,只是正文内容有所区别。

慰问函的正文由两部分构成:一是慰问的背景和原因,并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉,或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。

2.注意事项。要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情,充满亲切之情。文字简练,篇幅须短小。

(三)邀请函

邀请函又叫请柬,也称请帖,是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重,也有凭证作用。

1.格式要求。请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

标题即用大字书写的“请柬”两字,在第一行中间,或者占用一页,当作封面。

称谓即被请者的单位名称或姓名,另起一行或一页顶格书写,姓名之后写上职务、职称等,如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。

正文应写清活动时间、地点、内容、要求,并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。

落款即发函者的署名与发函日期。

2.请柬的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切、热诚,文字须准确、简练、文雅。

条据礼仪

条据,即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的便条。条据即是便条的正式称谓。

基层公务员出于工作需要,经常会给别人留下,或者要求别人给自己留下某种条据。条据是基层公务员接触较多的一种应用文体。

条据虽然短小,但却有着很多具体的规范和要求。这些规范和要求即本节所述的条据礼仪。条据礼仪的总体要求,就是要根据不同的类别遵守相应的写作和使用规范,在说明事实、维护己方利益的同时对收据者表示谦恭友好、不卑不亢的态度。

基层公务员日常接触的条据可按用途和目的的不同划分为凭据性条据和说明性条据两大类。各类条据既有着各不相同的具体规则,也有许多大致相同,需要共同遵守的基本要求。

一、基本的要求

基层公务员在立据时,所立之据不论是凭据性的,还是说明性的,都必须严格遵守一些共同的规范性要求。

(一)立据态度

基层公务员所立之据多使用于平辈之间,而且更多地使用于熟人之间。但本着“认真负责,严肃规范”的工作态度要求和“空口无凭,立此为证”的凭据性特征,基层公务员在立据时必须端正自己的态度,其总体要求就是要做到认真负责。

具体而言,基层公务员不能碍于熟人的面子,该立据时不立据,所立之据模糊难辨,甚至令人有空子可钻,或立据之后不妥善保管,等等。

执照公事公办的原则,基层公务员务必要认真立据。各类各据的组成部分须齐全,不可有所疏漏。在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名,必要时应在签名之后加盖私章或摁手印,以示负责。条据最后还要写明立据的详细日期。

(二)立据语言

条据的语言应符合简单、准确两大要求。

1.简单。条据实质是对书信的简化。能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容,复杂的内容不宜用条据表述。一般情况下,一张条据只能说明一件事,切勿一据多事。相应地,条据的语言也应简洁明了。能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。切勿拖沓冗长,

也不可过分简单而致使表述不清。

2.准确。条据的语言应当准确无误,不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。尤其是涉及到关键内容的文字和数字,务必要保持整洁,不能有任何涂改。若发现遗漏或错误,应另立一据。在书写金额数量时,应采用大写汉字,如“壹”、“叁”、“仟”等,而不能采用小写汉字,如“一”、“三”、“千”等,更不能使用阿拉伯数字。

(三)立据用具

基层公务员在立据时为确保条据的有效性,应选择整洁耐用的工具。

对于条据写作时所用的纸笔,虽不必过于挑剔,但也须有所选择。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存,污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。立据时最好选用钢笔或毛笔,配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。

(四)条据保管

任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据,都有其存在的意义和价值。因此,基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管,有时还应在给他人立据后留有样据,以便日后核实之用。

基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。要将各类条据分门别类保管,存放条据之处要固定而安全,以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的,应当及时地当着收据者的面予以销毁。

二、具体的规范

条据可分为凭据性条据和说明性条据,而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。

(一)凭据性条据

凭据性条据,指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕,并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成,其种类大致有借条、欠条、收条、领条和发条等几类。

1.借条。借条又叫借据,是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。借条是一种非正式契约,通常在归还了钱物后,由立据者收回或当场销毁。

若是向个人借钱借物时所写的条据,借方可只写一张借条;若是向公家借钱借物,借方须写两张借条,借方和公家各保留一份。

借条上应标明“借条”二字。正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。向公家借钱借物还应写明其用途。最后须在借条后面签名盖章、标上日期。

2.欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时,只能归还其中一部分而不能全部归还,则应立下欠条。有时,在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。

3.收条。收条有时或称收据,指在收到其他个人或单位的钱物后,专门立下的凭据,交给对方。收条可写一份,也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。其中第一联是存根,第二联或第三联在加盖公章后交由付方,作为其回单位的报销凭证。

归还钱物时,如果被借方不在场,而由他人出面代为收下时,代收者应出据收条。此类收条亦被称为“代收条”。若被借方在场,则只需交还给借方借条,而不必出据收条。

4.领条。领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时,领取时给发放钱物者留下来保存的条据。如果是代替他人领取钱物,则应注明“代领”二字,并写上代领者与被代领者的姓名。

5.发条。发条即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。发条不同于发票。发条往往限于